Unir cadastros duplicados
Encontre os cadastros que são da mesma pessoa, escolha o que fica de cada um e junte o histórico num cadastro só.
Quando a mesma pessoa tem dois cadastros, os pedidos, as conversas e o cashback dela ficam divididos entre eles. É comum quando um cadastro chega pela loja com CPF e outro nasce de uma conversa só com o e-mail. Unir os dois junta tudo no cadastro que fica.
Onde fica: AudiênciaContatos → Mais ações → Ver possíveis duplicados.
Nada é unido sozinho
A Bevean só aponta os candidatos. Cada unificação passa por alguém que abre a comparação, escolhe o que fica e confirma.
Como um candidato aparece
| Origem | Quando acontece |
|---|---|
| Pedido ou sincronização da integração | Chega um e-mail, telefone ou CPF que já pertence a outro cadastro. |
| Busca na base | Na tela de possíveis duplicados, o botão Buscar duplicados na base procura cadastros com o mesmo CPF/CNPJ, e-mail ou telefone. Os candidatos aparecem em alguns minutos. |
| Indicação manual | Na ficha do contato, Mais ações → Unir com outro cadastro. Você escolhe o outro cadastro e a comparação abre em seguida. |
Quando o mesmo par aparece de novo, ele não se repete na lista: a contagem de ocorrências sobe.
A busca na base roda uma vez por hora
Um novo clique dentro dessa hora mostra o aviso "Já houve uma busca na última hora. Tente de novo mais tarde." Cada busca traz até 2.000 pares de cada tipo; se a sua base tiver mais, rode de novo depois.
As regras
Cada candidato mostra a regra que o encontrou e a força da prova.
| Regra | Quando aparece | Prova |
|---|---|---|
| CPF/CNPJ igual | Os dois têm o mesmo CPF ou CNPJ. | Prova forte |
| E-mail + CPF | Os dois têm o mesmo e-mail, e só um deles tem CPF. | Prova forte |
| E-mail igual | Os dois têm o mesmo e-mail, e nenhum tem CPF. | Prova fraca |
| E-mail compartilhado | Os dois têm o mesmo e-mail, mas ele parece de uso compartilhado: um e-mail de função, como contato@ ou vendas@, ou do domínio da sua loja. | Prova fraca |
| Telefone igual | Os dois têm o mesmo telefone, e no máximo um deles tem CPF. | Prova fraca |
| Manual | Alguém indicou o par pela ficha do contato. | Prova fraca |
CPFs diferentes nunca viram candidato
Se os dois cadastros têm CPF ou CNPJ e eles são diferentes, a Bevean trata como pessoas distintas, mesmo com e-mail ou telefone igual. Acontece numa família que divide o mesmo telefone. Nem a indicação manual aceita esse par.
A busca na base também ignora um e-mail ou telefone que se repete em mais de três cadastros, e um CPF/CNPJ em mais de cinco: nesses casos o dado costuma ser de uso compartilhado, e não de uma pessoa só.
Revisar e unir
Abra o candidato
Em AudiênciaContatos → Mais ações → Ver possíveis duplicados, na aba Em revisão, clique em Abrir. Pela ficha do contato, o aviso "Este cadastro pode ser duplicado" leva ao mesmo lugar pelo botão Revisar.
Confira qual cadastro fica
O cadastro marcado como sobrevivente é o que continua; o outro será absorvido. A Bevean sugere manter o que tem CPF e, se os dois têm ou nenhum tem, o mais antigo. Na indicação manual, fica o cadastro de cuja ficha você partiu. Para inverter, clique em Trocar sobrevivente.
Escolha o valor de cada campo
Quando os dois têm valores diferentes num campo, escolha qual fica. Campo vazio de um lado é preenchido pelo outro. Os campos comparados são Nome, Sobrenome, Nome completo, E-mail, Telefone, CPF/CNPJ, Nascimento, Gênero e Foto.
Leia os avisos e o que vai junto
O quadro O que vai junto mostra quantos pedidos, conversas, saldo de cashback, segmentos e eventos do site cada cadastro tem. Os avisos estão explicados abaixo.
Clique em Unir cadastros
A unificação roda em segundo plano. Em instantes o cadastro absorvido passa a apontar para o sobrevivente, e o candidato vai para a aba Unidos.
Se não for a mesma pessoa, clique em Não é a mesma pessoa. O par vai para a aba Pessoas distintas e não volta sozinho como candidato.
O que impede de unir
Estas mensagens aparecem na comparação e deixam o botão Unir cadastros desabilitado.
| Mensagem | O que fazer |
|---|---|
| Os dois cadastros têm CPF/CNPJ diferentes. Não podem ser unidos. | São pessoas diferentes. Clique em Não é a mesma pessoa. |
| Um dos cadastros foi anonimizado. | Cadastro anonimizado não pode ser unido. |
| Um dos cadastros já foi unido a outro. | Abra o cadastro principal e indique a unificação a partir dele. |
| Há outra unificação em andamento com um destes cadastros. | Espere a outra terminar e abra a comparação de novo. |
Avisos que não impedem
| Aviso | O que acontece ao unir |
|---|---|
| O e-mail parece ser de uso compartilhado | Nada muda na unificação. Confira se os dois cadastros são mesmo da mesma pessoa, e não de pessoas diferentes que compraram com o e-mail da loja. |
| O cadastro absorvido tem conversa aberta no atendimento | A conversa passa para o cadastro que fica. |
| O cadastro absorvido tem saldo de cashback | O saldo passa para o cadastro que fica. |
| O cadastro absorvido está numa automação em andamento | Se preferir não mexer na automação, espere ela terminar antes de unir. |
| Só um dos cadastros está suprimido | Vale o estado do cadastro que fica. |
| Um dos cadastros está descadastrado | O resultado fica descadastrado daquele canal. |
O que muda depois de unir
| O quê | Depois de unir |
|---|---|
| Pedidos, conversas, cashback, carrinhos, tags e segmentos | Passam para o cadastro que fica. Um segmento ou tag que os dois já tinham fica uma vez só. |
| Empresas que a pessoa representa | Os vínculos passam para o cadastro que fica. Veja empresas e pessoas de contato. |
| O cadastro absorvido | Sai da lista de Contatos, dos segmentos e dos envios, e fica sem e-mail, telefone e CPF. A ficha dele mostra o aviso "Este cadastro foi unido a outro", com o link Abrir cadastro principal. |
| Pedido ou mensagem que ainda chegar para o cadastro absorvido | Vai para o cadastro que fica. |
| E-mail que veio do cadastro absorvido | Passa por verificação de novo, como quando você troca o e-mail de um contato. |
Desfazer uma unificação
Dá para desfazer por 90 dias. Na aba Unidos, abra o candidato: a comparação mostra até quando dá para desfazer e o botão Desfazer. Os dois cadastros voltam ao que eram, e o que tinha passado de um para o outro volta. A unificação desfeita sai da lista, e o par só volta como candidato se alguém indicar de novo pela ficha.
Desfazer volta os dados de antes da unificação
Se alguém editou o cadastro que ficou depois de unir, essa edição se perde ao desfazer. Pedidos e conversas que chegaram depois da unificação continuam no cadastro que ficou.
| Mensagem | O motivo |
|---|---|
| O prazo para desfazer já passou. | Já se passaram 90 dias desde a unificação. |
| Um dos cadastros mudou depois da unificação; não dá para desfazer. | O cadastro que ficou foi unido a um terceiro depois. Desfaça primeiro essa outra unificação. |
Quem pode fazer
Ver os possíveis duplicados, unir, desfazer e marcar pessoas distintas exigem permissão de escrita de contatos. Buscar duplicados na base exige também a permissão de operações em massa. Veja usuários e permissões.
Outras perguntas
Por que a busca não encontrou dois cadastros que eu sei que são da mesma pessoa?
Confira se os dois têm CPF diferente, se o e-mail ou telefone se repete em mais de três cadastros, ou se o par já foi marcado como pessoas distintas. Para unir assim mesmo, use Unir com outro cadastro na ficha de um deles.
Marquei "Não é a mesma pessoa" por engano. Como volto?
O par não volta sozinho. Na ficha de um dos dois, use Mais ações → Unir com outro cadastro e escolha o outro: o candidato volta para Em revisão.
A unificação ficou como "Falhou". E agora?
Abra o candidato: a comparação mostra o motivo, e dá para tentar de novo pelo mesmo botão Unir cadastros.